לתכנן קדימה עם אחיזה במציאות 

איך בונים תוכנית שנתית רלוונטית לעידן הנוכחי

יולי כאן, ואיתו הזמן לתכנן את שנה הבאה. התקציב עומד בספק, הצוות מתנדנד והתוכניות שחלמתם על הקיץ שוכבות תחת ערימה של אלתורים חדשים לתקופת משבר. 

בין אם אתם מהסוג המסתגל שכבר הוציא מהמגירה תוכניות לשעת חירום ובין אם אתם עדיין המומים מחוסר הוודאות של התקופה, זה הזמן להסתכל לשנה הבאה עמוק בעיניים ולשאול את השאלות הנכונות. 

לאיזו מציאות אנחנו שואפים להגיע? 

מה צריך לקחת בחשבון בתכנון השנה הבאה? 

איך בונים תוכנית עבודה שנתית במצב של חוסר וודאות?

לכל אנשי החינוך, אלו שקיבלו הנחיות ואלו שנשארו בצד. בואו נדבר על זה רגע. 

 

ההתכנסות לכתיבת תוכנית שנתית, מקיפה ומעמיקה, מאפשרת לנו לחשוב מחדש על התהליכים החינוכיים שאנחנו רוצים להעביר, ליצור מיקוד ברור והתייעלות, לגבש שיחה עם השותפים שלנו, לחזק עמדות, לתאם ציפיות, להטמיע את המדיניות הארגונית, לזהות אתגרים מראש. כל כך הרבה יתרונות ובכל זאת, המשימה דורשת מאיתנו הרבה משאבי זמן ואנרגיה, ולא תמיד נתפסת כרלוונטית לכל העוסקים במלאכה מקרוב. בשביל לרתום את הצוות, התהליך צריך להיעשות יחד, ובשלבים הנכונים. הפעם, אנסה לפרוס כאן ממעוף הציפור את השלבים שעל פיהם כדאי לעבוד.

בפוסטים הבאים ארחיב על כל אחד מהשלבים ואתן כלים לעבודה. קחו מתוך זה מה שמתאים לכם. 

לזהות את ההזדמנויות הרלוונטיות

הרבה כותרות של 'משבר או הזדמנות' צמחו בתקופה זו. כמעט מיותר להגיד לאנשי חינוך שיש במצב הזה הזדמנות לשינוי והתפתחות. הרי אלו בדיוק הפרסונות שפועלות ליצירת שינוי במציאות על בסיס יום יומי. אין צורך לזעוק את שם הקוד 'הזדמנות' לאנשים שממנפים משברים לכדי הזדמנויות מופלאות לאורך תהליכים ארוכים ועמוקים, בעקביות והמון נשמה. מה שכן צריך לעשות כעת זה קודם כל לשוב ולחלום, לזכור את המניע לכל. 

לכל גוף חינוכי, חברתי או פורמלי, יש חזון אליו שואפים להגיע, מציאות רצויה פנטסטית. המטרה הגדולה הזאת לא יכולה לחכות נטושה בצד עד שהקורונה או כל משבר אחר יעברו. היא זקוקה להתייחסות ובמה, במיוחד עכשיו. אתם יכולים להיות העוגן עבור החניכים שלכם, זכרו לאן אתם מכוונים. 

 

אמרו את זה קודם, לפני:
"בסביבה המשתנה במהירות, חייב להיות לכם חזון כדי שתוכלו לזהות את ההזדמנויות החשובות באמת.
חזון לטווח ארוך מספק את מסגרת הייחוס שתאפשר לכם לזהות מהי הזדמנות אמיתית ומה לא. שאם לא כן, המנהיג מסתכן בהתקבעות על ההפרעות הקיימות בסביבה בטווח הקצר, ובהילכדות במחזורים לא פרודוקטיביים של כיבוי שריפות מתמשך ביחס לבעיות שצצות בכל רגע. רק כאשר יש לכם חזון לטווח ארוך, תוכלו להתאים את עצמכם בצורה נכונה לשינויים בטווח הקצר ולזהות את ההזדמנויות הלא צפויות שיוצרת הסביבה הסוערת סביבכם". (פרוהמן, 2009 ,עמ' 65)

 

צעד ראשון- חזרה אל החזון

האם בין כל התהפוכות האחרונות, כל הצוות החינוכי זוכר את הסיבה שלשמה הם קמים בבוקר? הדגישו בצוות את הערכים המרכיבים את החזון הנותנים משמעות לעשייה. אלו ערכי הליבה.

שאלו את עצמכם: מה התכלית? לשם מה אנחנו קיימים, דווקא עכשיו יותר מתמיד? 

על ידי התשובות לשאלות האלו, אפשר לזהות את ההזדמנויות הרלוונטיות שאותן צריך לתפוס בשתי ידיים. השאיפה לבנות רשת חברתית חזקה ותומכת עבור נערים ונערות, דווקא עכשיו כאשר השגרה אינה צפויה והמפגשים החברתיים מצומצמים, היא רלוונטית מתמיד. סביב חזון כזה צריכות להיבנות מטרות מותאמות חלום ומציאות, יעדים לשגרה ולשעת חירום. 

כל ארגון והחזון שלו: הרצון לתת כלים להעצמה והתפתחות, החלום לגבש את הקהילה סביב יוזמות מקומיות… כל אלו ועוד, מייצגות דוגמאות לתכלית שנשארת רלוונטית גם בשעת משבר.

 

צעד שני- ניתוח הצלחות וגורמים מעכבים

תמונת החזון הגדולה צריכה לבוא לידי ביטוי הלכה למעשה במטרות. הצבת המטרות צריכה להתבסס על הפער שבין המצב המצוי למצב הרצוי. קראו את המטרות שהצבתם בשנה שעברה. 

אילו מטרות מומשו, אילו לא?

למה? 

• • חפשו את הגורמים המעכבים עליהם יש לכם שליטה
  • חפשו את הגורמים שהובילו להצלחות

הרעיון הוא להגיע לשורש הבעיות. דפוסי עבודה, היחסים בצוות, רמת ההכשרה ועוד ועוד… עד שלא תבינו באמת מה ה'מחלה', לא תוכלו לתת תרופה מתאימה. ובינינו, פלסטרים ממש אבל ממש לא מתאימים לתכנון ארוך טווח. 

בפוסטים הבאים ארחיב קצת יותר על ניתוח הצלחות וגורמים מעכבים. יש מתודות נפלאות שאיתן אפשר לעבוד ומקלות על החיים. 

צעד שלישי- סדרי עדיפויות 

אז יש לנו שאיפות גבוהות, זה נהדר. מה עושים עכשיו? איך מוודאים שנצליח להשיג את המטרות שלנו באמת? זה הזמן לבחירה מושכלת.

המטרה המובנת מאליה של תכנית שנתית היא לספק מעין מפה של כל מה שאמורים המתחנכים לדעת, להבין ולהיות מסוגלים לעשות. אותה מפת דרכים, נכתבת בעצם בשפה של יעדים ומתורגמת לאחר מכן למשימות. 

אם נוריד לרגע את כובע החינוך ונחבוש את כובע הניהול, לתוכנית שנתית מטרה נוספת, קריטית מאין כמוה דווקא בתקופה הנוכחית: תקציב גבירותיי, תקציב. 

כלל הארגונים, זקוקים לתוכנית מקיפה על מנת להחליט כיצד להקצות את המשאבים שלהם ולנצלם בצורה מיטבית. 

 

כשהייתי רכזת נוער וחלמתי על פרויקטים מגניבים, דאגו להזכיר לי שמפאת היקף תפקידי המצומצם, לא הייתי נוכחת בסוף השנה שעברה בישיבת התקציב ואין הקצאה למה שאני רוצה לעשות. בינינו, בשל גילי הצעיר אז וחוסר המשיכה שלי לכסף (ראו ערך המשכורת המביכה שלא חשבתי לרגע לערער עליה) גם אם הייתי נוכחת, כנראה שלא הייתי יודעת מה להגיד בישיבה הזאת. אחרי שנים של ניהול פרויקטים חינוכיים ובתוכם גם תקציבים, הבנתי שגם אם העיסוק בכסף לחלקנו כאנשי חינוך מרגיש זר וסוטה מהעיקר, זאת הקרקע המאפשרת לחלומות לצמוח ולהמריא. סדר העדיפויות החינוכי אמור לקבוע את התקציב, ולא להיפך. 

כלל הגופים העוסקים בחינוך החברתי-קהילתי, מתמודדים כעת עם אתגר כלכלי משמעותי ביותר. בטווח המיידי והקצר האתגר מתבטא בחוסר באנשי צוות בשל יציאה לחל"ת, בנזקים כספיים בשל ביטול פעילויות או הפסקת התקשרויות עם ספקים שונים, ובהעמדת פעילות קיץ עם צוות מצומצם וחוסר וודאות לגבי אופי הפעילות. בטווח הארוך, עלול המשבר להשפיע על תקצובם ופעילותם של הגופים החינוכיים לרעה ובכך מגביר את חוסר הוודאות לגבי היקף ואופי הפעילות המתוכננת.

ובכל זאת, אפשר להחזיר את השליטה לידיים שלנו. 

כלים ארגוניים שיכולים להיות לעזר במצב הזה הם רשת עכביש, רמזור חשיבות ושליטה וכלי הנחיצות הישימות. למי שלא מכיר, או צריך תזכורת, ארחיב בפוסטים הבאים. אל תדאגו, תכננתי לכם קיץ מעניין. 

לסיכום חלק זה- רגע של רפלקציה

אני מציעה להניח לרגע לקולות שעולים מהדיון הנרחב סביב אזלת היד של המדינה וההגבלות שמעיקות ולחפש פנימה מהן הנקודות שמהן אתם יכולים לצמוח. כאנשי חינוך, כאנשי צוות, כמנהלים. 

לקראת תחילת השנה הבאה שאלו את עצמכם:

• מה למדנו מהתקופה הזו? על עצמנו כמחנכים? כארגון?
• מה למדנו על החניכים שלנו? על הצרכים שלהם? על הדרכים להגיע לליבם? 

אולי התקופה הזאת הדגישה לנו את מה שכבר ידענו שנכון לעשות בחינוך. 

להוות דמות משמעותית, להתכנס בקבוצות קטנות, ליצור חווית למידה אחרת וחדשנית, לאלתר ולהיות גמישים.

תחלמו, תחקרו, תעדכנו. תעשו הכי טוב שלכם וצרו לעצמכם את הוודאות. מי כמוכם יודע איך.

בהמשך- פרקטיקות ליישום. שיהיה קיץ בריא. ואופק בהיר! 

נועה

 

קראתם עד כאן והתעניינתם? צרו קשר לפגישת ייעוץ וחשיבה משותפת. noasul@gmail.com 0528404111

פרוהמן, ד' (2009). מנהיגות בדרך הקשה. תל אביב: מטר הוצאה לאור.